Lykkelig på hjemmekontor

Det beste med hjemmekontor er at jeg er min egen tidssjef. Jeg bestemmer hva jeg skal bruke tiden på og hvem som får lov å forstyrre meg!

Nå er det ikke helt sant i disse tider siden barnet er hjemme fra skolen, men ellers er det slik. Det å kunne disponere egen tid, helt uten forstyrrelser har enorm betydning for produktiviteten. I hvert fall for meg. Og tro meg, jeg har øvd og øvd og øvd. Det jeg har erfart er at for å lykkes med et produktivt hjemmekontor er det to ting som må gjøres: du må ha en klar tanke om hva du ønsker å få ut av dagen, et mål og du må være rå på prioriteringer. Det krever struktur og fokus, og det er noe som alle kan lære seg.

---

Å jobbe strukturert innebærer å ha ren samvittighet i stedet for dårlig, å være a jour i stedet for på etterskudd. å være rolig i stedet for stresset og å nyte i stedet for å frykte. - David Stiernholm, struktør og forfatter av " Bli superstrukturert på 31 dager"

---

Steg 1: Fortell hjernen din hvor og når du skal jobbe

Hjernen din er en finurlig sak. Den kan være din beste venn eller din verste fiende. Hjernen styrer handlingene dine med utgangspunkt i på forhånd programmerte handlingsmønster. Disse mønstrene har du skapt over tid med vanene dine. Endrer du vanene, bryter du mønstrene. Det er som å tråkke opp en sti, jo oftere du bruker stien, jo dypere blir sporene, jo vanskeligere blir det å endre retningen.

Gode arbeidsvaner handler om å være produktiv. Ikke jobbe mer eller fortere, men å lære seg å jobbe smartere. Det er stor forskjell på å være effektiv og produktiv. Effektivitet handler om å få gjort mest mulig, produktivitet handler om å gjøre de riktige tingene. Skape synlige resultater. Når du står ansikt til ansikt overfor en oppgave, er spørsmålet Hvorfor, ikke Hvordan.

Så det første du må gjøre er å fortelle hjernen din at det skal jobbes. Enkleste måten å gjøre det på er å etablere et fast sted i huset hvor du skal jobbe. På den måten programmerer du hjernen, over tid selvfølgelig, til å tenke at når du setter deg på dette stedet er det tid til å omstille deg til jobbmodus. Pass på at du setter opp plassen med alt det nødvendige for å kunne sitte uforstyrret og uten avbrytelser før du starter arbeidsøkten. Notatbøker, penner, vannflaske. Bestem deg på forhånd hvor lenge du skal jobbe. Husk at hjernen er en kontrollfreak, den liker å være informert. Den setter pris på tydelige rammer og god kommunikasjonsflyt, da får du jobbe i fred.

Forfatter Stephen King avslører i sin bok "On writing- a momoir of the craft" hans daglige arbeidsrutinen, som er helt ufravikelig. Hver morgen mellom kl 09 - 12 setter han seg ned på en fast plass i stuen og skriver. "På den måten vet kreativiteten hvor den skal finne meg", sier han.

Steg 2: Forbered dagen

Selv om mange velger å tro at de er super effektive og er god på multitasking, er det en illusjon. Kvalitet i arbeidet krever fokus, og med mindre du er en Supermann eller Wonder Woman, har hjernen din naturlige begrensninger. Den gode nyheten er at evnen til å holde fokus og konsentrasjon kan trenes opp.

---

Du tror at du blir mer effektiv når du har flere baller i luften, men sannheten er dessverre at du blir bedre til å la deg distrahere. Metoden du bruker for å sløve din egen hjerne kalles multitasking - Thomas Zoëga Ramsøy, Nevropsykolog, doktor i nevrobiologi og en av verdens ledende forskere innen anvendt nevrovitenskap.

---

Sett opp max 3 hovedoppgaver du ønsker å få gjort. Forskning viser at vi sjelden klarer mer enn det. Det kommer selvfølgelig på størrelsen av oppgaven, for her snakker vi ikke om små oppgaver som å ringe banken, eller svare på en epost, men 3 større oppgaver med flere deloppgaver som krever konsentrasjon og tid.

Hvilken av disse tre oppgavene er viktigst, gjør størst forskjell? Ranger! Sett opp en timeplan for dagen basert på rangeringen. Viktigste oppgaver skal alltid først.

Har du møter i løpet av dagen eller andre forpliktelser, noen du må ringe eller sende epost til, sett dem også inn i timeplanen.

Forskningen viser at et gjennomsnittlig menneske kan holde på konsentrasjon i 20 minutter. Vi er alle forskjellige, noen klarer å jobbe sammenhengende i mange timer, andre ikke. Du kjenner deg selv best av alle. Tar du deg selv i å studere naboen i vindu leke med ungene er det på tide å hente en kopp kaffe og strekke på beina.

Nå vet du nøyaktig hva som må gjøres og hjernen din er informert!

Steg 3: Arbeidsøkten

Før du starter på hver arbeidsøkt / hovedoppgave, bruk ett par minutter på å notere ned deloppgavene knyttet til denne økten. Når oppgaven er fullført, kryss den ut. Det er en herlig følelse å se produktiviteten manifesterer seg på papiret.

Produktivitet er ofte en følelse, når du på slutten av dagen ser at du har fått gjort det du har planlagt, føler du deg produktiv. Spesielt når du har tatt et bevist valg å jobbe med de viktige tingene først.

Steg 4: Legg plan for neste arbeidsdag

På slutten av dagen, oppsummer. Fikk du gjort det du skulle? Legg en plan for neste arbeidsdag allerede nå, mens du har status på oppgavene friskt i minnene.

Hva med epostene?

Epostene er det største forstyrrende elementet vi har i arbeidshverdagen. Alle vil ha vår oppmerksomhet og det blir ofte et basketak med innboksen fordi informasjonsflyten blir overveldende. Du vil gjerne være tilgjengelig og responsiv, men innboksen er den største tidstyven som er. Derfor er det veldig viktig å ha et bevist forhold til den.

Jeg anbefaler på det sterkeste at du sjekker innboksen kun 2 ganger i løpet av en arbeidsdag. 1 gang i begynnelsen av dagen, for å sikre at du ikke blir en flaskehals for andre i deres arbeid, og en gang i slutten for å sikre at alle har hørt fra deg i løpet av dagen.

Her er noen tips:

1. Sorter mailene dine før du starter å håndtere innboksen.

- Slett urelevant informasjon, eller flytt relevant informasjon i "Les senere" mappen

- Mail som tar max 2 min å svare, svarer jeg med en gang

- Mail som krever tid å svare, flytter jeg i dedikert mappe i innboksen og lager en oppgave på det i To do listen. Før jeg gjør det, gir jeg beskjed til avsender når jeg kan ha svaret klart. Det er viktig å synliggjøre at eposten er mottatt og når avsender kan forvente å få svar, det er en god folkeskikk. Du ville vel ikke gå forbi noen som søker din oppmerksomhet, uten å hilse eller nikke til gjenkjenning?

2.Sett av tid til oppgavene som er utløst av epostene i kalenderen. For husk at du må prioritere din egen agenda først. Er oppgaven viktig og du har tid samme dagen, sett den inn i dagens timeplan, er den ikke viktig eller du ikke har tid, ta det en annen dag. Det som er viktig er å sette alle oppgavene i system, så ingen forsvinner fra radaren.

Når du har følelse av kontroll, vil du oppleve at du føler deg mindre stresset og mer fri.

.

God arbeidsøkt!